منبع: روزنامه دنیای اقتصاد - شماره ۳۰۲۵
نویسنده: برایان موران
مترجم: سیمین راد
اگر عبارت «اصلا وقت ندارم» دلیل شما برای عدم اصلاح و بهبود کسبوکارتان است، پس، از همین حالا از این هشت توصیه برای آغاز یک مدیریت زمان کارآمد استفاده کنید. جان وودمن، مربی افسانه‌ای بسکتبال گفته است: «اگر الان وقت ندارید کارهای مهم‌تان را به‌درستی انجام دهید، پس کی فرصت انجام‌شان را خواهید داشت؟» با شنیدن این جمله برایم عجیب است که نکند منظور او نه بازیکنان آن زمانش، بلکه کارآفرینان امروز باشد.
از صاحبان کسب‌وکار بپرسید چرا از رسانه‌های گروهی در مقام ابزاری برای رشد شرکت‌هایشان استفاده نمی‌کنند و اکثریت آنها پاسخ خواهند داد که «اصلا وقتش را نداریم.» البته، وقتی درباره گستره‌ای از موضوعات دیگر هم بپرسید، این دسته از افراد پاسخ مشابهی می‌دهند. آیا آنها واقعا وقت ندارند یا این حرفشان یک سفسطه است؟
اگر باور دارید زمان تنها چیز نقد و تنها وجه رایج است که اهمیت دارد، پس به چه نحوی خواهید توانست روزانه وقت بیشتری برای نائل شدن به اهدافتان و توسعه کسب و کارتان پیدا کنید؟ در اینجا هشت گامی را ذکر می‌کنیم که «امروز» می‌توانید اختیار کنید تا «فردا» زمان بیشتری برای نیل به اهدافتان داشته باشید.
۱) از شب قبل شروع کنید. از سون‌تسی، نویسنده چینی کتاب «هنر رزم» نقل شده است که «برنده هر نبرد پیش از در گرفتن جنگ معلوم می‌شود.» او قویا به داشتن یک نقشه بجا و مناسب باور دارد. نقشه‌ای همراه با گزینه‌ها برای موفقیت، تعیین‌کننده و حیاتی است. می‌توانیم منطق او را برای کار روزانه اعمال کنیم. با داشتن برنامه‌ریزی‌های مناسبی که امشب طراحی می‌کنید، موفقیت‌تان فردا شروع خواهد شد. نقشه‌ای را برای به‌پیش‌بردن روز بعد طراحی کنید. عمده‌ترین اهدافی که می‌خواهید محقق کنید چه هستند؟ و چه زمانی از روز را به آنها خواهید پرداخت؟ نکته کلیدی این است که کنشگر باشید، نه واکنشی‌گر.
۲) با هوشمندی حرکت کنید. ناگفته پیداست که هر چه زودتر طرحتان را پیش ببرید، زمان بیشتری برای عملی‌کردن همه اهدافتان در همان روز در اختیار دارید. یک صبحانه کامل میل کنید و روز را با انرژی آغاز کنید. وقتی به محل کار رسیدید، با بزرگ‌ترین اهداف، سخت‌ترین امضاها و مهم‌ترین اسناد شروع کنید. این موارد مستلزم بیشترین کوشش‌ها هستند، پس بهتر است با بیشترین انرژی سراغشان بروید. اگر لازم باشد، پروژه‌هایتان را به بخش‌های کوچک‌تر و به قطعات قابل مدیریت‌تر تقسیم کنید. قسمت‌های آسان‌تر و کارهایی که استرس و تنش کمتری به شما وارد می‌کنند برای ساعات آخر کار مناسب‌ترند. وقتی مضیقه زمان را دارید، اموری که از انجام‌شان متنفر هستید اولین گزینه‌ها برای انجام کار هستند؛ کارهایی مثل ارسال صورت‌حساب‌ها، پرداخت هزینه‌ها و سر و کار داشتن با مشتری‌های سرسخت.
۳) برای امور غیرمنتظره برنامه داشته باشید. در لحظات مشخصی در طول روز، تماسی از طرف یک فروشنده، مشتری ناراضی یا یکی از کارمندانتان دارید. این تماس ممکن است خطر به هم ریختن برنامه کل روزتان را داشته باشد. بدون یک برنامه از قبل طراحی شده، این اتفاق ممکن است پیش بیاید. موقعیت‌تان را ارزیابی و زمانتان را اولویت‌بندی کنید. آیا می‌توانید برای بخشی از کارتان یک نماینده یا وکیل تعیین کنید؟ آیا می‌شود برخی موارد را به فردا موکول کرد؟ این سوالات را وقتی موارد غیرمنتظره رخ می‌دهند با خود تکرار کنید. امور هرگز دقیقا مطابق با برنامه طراحی‌شده پیش نمی‌روند. همیشه یک نقشه «ب» داشته باشید که بتواند زمان تعلیق موقت کسب‌وکار را کاهش دهد.
۴) مراقب غارتگران زمان باشید. یک تلفن 45 دقیقه‌ای از طرف دوستی قدیمی در وسط روز یا مشغول شدن به بازی‌ها یا گفت‌وگو در فضاهای مجازی برای اجتناب از روبه‌رو شدن با ازدحام ناگهانی مسائل کاری، نمونه‌های این غارتگران هستند. الزامی است که مساله محدودیت زمانتان را به سارقان زمان اعلام کنید. اگر وقت طلاست، پس زمان‌های تلف شده به شیوه‌ای جبران‌ناپذیر به کسبوکارتان خسارت وارد می‌کنند.
۵) استراحتی به خود بدهید. هر 45 دقیقه تا یک ساعت، از کار دست بکشید تا باتری‌هایتان را شارژ و ذهن‌تان را آماده کنید. کمی قدم بزنید، نرمش‌های کششی انجام دهید یا هر چه که شما را اندکی از کار دور کند و به بدن انرژی دهد. همچنین تلفن را هم از خود دور کنید. هیچ الگوی کاری وجود ندارد که 12 ساعت در روز بدون استراحت به پیش برود. حتما چیزی بنوشید و بخورید. هر توصیه‌ای از این دست، فقط برای کمک به بدن و ذهن شما است تا دوباره در سطح عالی به کار بپردازد. اگر به طور طبیعی غرق در کار هستید و حواستان به این نیست که باید استراحت کنید، زمان مشخصی را روی گوشی تلفن‌تان ذخیره کنید که به‌وقتش هشدار بدهد و زمان استراحت را یادآوری کند.
۶) بدانید که چه وقت، روز کاری‌تان را تمام کنید. از یکی از مالکان بزرگ‌ترین کسب‌و‌کارها نقل شده: «آنچه برای یک روز کافی است، اگر از آن بیشتر شود فاجعه است.» همیشه یک تماس تلفنی بیشتر، یک ایمیل دیگر برای ارسال و یک پیش‌نویس دیگر برای نوشتن وجود خواهد داشت. وقتتان را طوری تنظیم کنید که روز کاری را به نحو مطلوبی به انتها برسانید. سی دقیقه برای نظافت میز کار و اتاقتان، یا ایجاد فهرست برای فردا وقت بگذارید. هر چه بهتر برنامه‌ریزی کنید، شانس بیشتری برای موفقیت در دراز‌مدت در کار خواهد بود.
۷) بر فراز ابرها عمل کنید و نه در میان علف‌های هرز. اکثر مالکان کسب و کارهای کوچک، به جای آنکه «بر فراز» کسب‌وکارشان عمل کنند، «در» کسب و کارشان کار می‌کنند. توجه به نکات معمولی، مسائل خرد و پیش پا افتاده روزمره، به شما کمک می‌کنند مشکلاتی را ببینید که درون شرکت در حال رشد هستند و فردا سبز خواهند شد. اگر از بالا به مسائل اشراف داشته باشید، می‌توانید رشد تدریجی‌شان را ببینید یا به عبارتی می‌توانید خاستگاه ریشه‌ای مشکلات‌تان را ببینید. اما این رویکرد نیازمند حفظ فاصله و دیدن از فراز مسائل است: نشست‌ها و جلساتی متعارف را به صورت ماهانه با افراد کلیدی کسبوکارتان (کارمندان، مشاوران، فروشندگان، شرکا) ترتیب دهید و اجازه دهید چشم‌اندازتان بسط یابد. به مشکلات، فرصت‌ها و گرایش‌ها بپردازید. اجازه دهید همه حاضران از قبل در جریان دستور جلسه باشند تا بتوانید اطلاعات ضروری برای نشست را تشریح کنید. این نشست‌ها، از آنجا که می‌توانند از مشکلات اساسی و حاشیه‌ای خبر بدهند، اکیدا حیاتی هستند.
۸) سیستم کاری‌تان را ارزیابی کنید. هر روز و هر هفته کاری را به دقت مورد بازنگری و بررسی دوباره قرار دهید. عملکردتان در خصوص مدیریت زمان را چگونه ارزیابی می‌کنید و چه مسیرهای تازه‌ای برای بهبود سیستم مدیریتی و اصلاح عملکردتان مفید خواهد بود؟
با تمرکز و توجه به این نکات به یک برنامه جامع و کارآمد دست خواهید یافت.
